Vår erfaring som tilbyder av elektronisk internkontroll- og kvalitetssystem er at det tar lang tid å etablere gode systemer i den enkelte virksomhet. Virksomhetens arbeid med å etablere en ”kvalitetskultur” krever fokus på internkontroll som styringsprinsipp og arbeidsmetodikk, noe som både er kompetanse- og ressurskrevende.

Det er mange eksempler på at både papirbaserte og elektroniske internkontroll- og kvalitetssystemer i praksis er ”døde” systemer fordi de ikke er i daglig bruk i virksomheten. For å unngå dette anbefaler vi følgende:

1. Ledelsesforankring: Internkontroll er virksomhetsleders ansvar, og lykkes best når ledelsen understreker viktigheten av arbeidet med internkontroll – både i ord og handling. Det anbefales å forankre internkontrollarbeidet i en leder- eller kvalitetsgruppe. Delegering av oppgaver, ansvar og myndighet må være tydelig og dokumentert i systemet.

2. Helhetlig perspektiv: Internkontroll er lovpålagt på de fleste sektorer der det er fare for svikt, og systematikken er stort sett den samme på alle sektorer. Et helhetlig system for internkontroll er derfor mer vellykket enn mange sektorsystemer.

3. Lokal tilpasning: Internkontrollen fungerer best dersom den tar utgangspunkt i virksomhetens eksisterende system og bygger videre på dette. Dette gir eierskap til internkontrollen både for ledere og medarbeidere.

4. Drift – ikke prosjekt: Selv om implementering av et elektronisk internkontrollsystem ofte utføres som et prosjekt, er det svært viktig at det helt fra starten er tydelig at internkontroll er en oppgave som hører under daglig drift.

5. Informasjon, kommunikasjon og opplæring: Internkontrollsystemet må gi relevant informasjon til hver enkelt medarbeider, opplæring om internkontroll må være integrert i systemet og systemet må sikre hensiktsmessige kommunikasjonslinjer mellom medarbeider og ledelse omkring internkontrollen.

6. Risikovurderinger: Risikovurderinger bør ligge til grunn for å prioritere hvilke områder der det er mest kritisk å opprette internkontroll og hvor omfattende systemet skal være på hvert enkelt område.

7. Kobling mellom regler og rutiner: For at den enkelte rutine skal virke meningsfull for medarbeiderne, er det viktig at det foreligger en kobling mellom rutinen og det regelverk som pålegger virksomheten å utføre oppgaven rutinen beskriver.

8. Positiv avvikskultur: Det må være rom for å melde fra om feil – både de en selv har forårsaket og feil som observeres hos andre. Når et internkontrollsystem er etablert, er en av de viktigste faktorer for videreutvikling at de feil som skjer håndteres, og at de følges opp, slik at tilsvarende feil ikke skjer i framtida.

9. Evaluering og revidering: Systemet må sikre at tidspunkt for evaluering av dokumenter er tydelig fastsatt, og at det er klart hvem som har ansvar for å sikre vedlikehold av de ulike delene av systemet. Det bør oppnevnes en gruppe som arbeider med intern revisjon og kontroll.